Algemene voorwaarden 2019

  1. Algemeen

Onderstaande algemene voorwaarden zijn van toepassing op de Polo & Countryfair 2019.
Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen bindend indien schriftelijk bevestigd door de organisatie.

  1. Aanmeldingen
    ● Inschrijving gebeurt uitsluitend d.m.v. Email: polofair2019@gmail.com
    ● Alle correspondentie zal plaatsvinden via e-mail.
    ● Enig recht op een plek wordt pas verkregen na het ontvangen van een factuur van
    de organisatie en het tijdig volledig voldoen van de betreffende factuur.
    Inschrijving geeft dus niet automatisch recht op deelname.
    ● De organisatie beoordeelt elke aanmelding. Het kan voorkomen dat je deelname niet
    wordt geaccepteerd omdat De Polo & Country fair selecteert op basis van bedrijfsactiviteiten/aanbod.
    Dit om een gevarieerd aanbod te tonen aan publiek en te voorkomen dat er teveel dezelfde
    producten worden aangeboden.
    ● Heb je specifieke wensen voor deelname? Geeft dit aan via de mail: Polofair2019@gmail.com
    ● De organisatie doet haar uiterste best om rekening te houden met specifieke wensen, maar kan niet garanderen dat deze wordt ingewilligd, tenzij dit via e-mail is overeengekomen.
    ● Producten/assortiment/aanbod dienen gelijk te zijn aan het aanbod
    tijdens de Polo & Country fair. Indien je een ander product wilt aanbieden, dan in jouw mail
    staat vermeld, dien je hiervoor schriftelijk toestemming te vragen via e-mail: polofair2019@gmail.com
    ● Tijdens de Polo & Country fair kan de organisatie je verplichten artikelen te verwijderen indien deze niet overeenkomen zijn met de melding of opgave bij inschrijving.
    ● Alle genoemde prijzen zijn exclusief BTW
    ● Alle deelnemers dienen in het bezit te zijn van een WA verzekering. De organisatie kan een bewijsstuk van deze verzekering bij je opvragen t.b.v. haar administratie.
    ● Uiterlijk 2 weken voorafgaand aan de Polo & country fair ontvang je uitgebreide informatie via e-mail.
  2. Annulering
  • Annulering door deelnemer dient uitsluitend per mail te gebeuren, waarna je een
    ontvangstbevestiging krijgt. E-mail naar polofair2019@gmail.com
    ● Annuleren van een geboekt evenement dient altijd schriftelijk of per email aan ons doorgegeven te worden, telefonische annuleringen en sms’jes worden niet verwerkt.
    ● Annulering is niet vrij van kosten.
    ● Annuleren door deelnemer is mogelijk tot 30 dagen voor aanvang van het evenement. Hier zijn
    administratiekosten aan verbonden van € 20,- per geannuleerd event.
    ● Indien deelnemer 30 dagen of korter voor het evenement annuleert dan gelden
    annuleringskosten van 100% van het factuurbedrag.
    Over de kosten valt niet te corresponderen.
    ● De annulering is pas definitief wanneer u van ons een schriftelijke ( of email) bevestiging heeft ontvangen.
    ● Indien de Polo & Country fair door welke omstandigheid dan ook vroegtijdig moet
    afgelasten, uitgesteld of ingekort worden, kan de organisatie hier in geen geval aansprakelijk voor
    worden gesteld en is volledige restitutie van het deelnamegeld niet mogelijk. Denk hieraan aan weersomstandigheden.
    ● Indien de fair 24 uur voor aanvang van het event afgelast door
    onvoorziene omstandigheden of door overmacht ontvangt de deelnemer een 25% restitutie van het factuurbedrag.
    ● Regen, vorst en sneeuw is geen reden tot annuleren, dit wordt pas overwogen bij gevaarlijkeweersomstandigheden. De gevaarlijke omstandigheden beoordeelt de organisatie.
  1. Betaling
  • Betaling van de factuur is alleen mogelijk via de bank ovv factuurnummer.
    ● Contante betaling tijdens de Polo & Country fair is niet toegestaan/mogelijk.
    ● Indien betaling niet is ontvangen binnen de aangegeven betalingstermijn komt je deelname te vervallen. De organisatie van de Polo & Country fair informeert u daarover via e-mail. Het openstaande factuurbedrag dient wel door u betaald te worden. Mits anders met de organisatie is afgesproken via e-mail.
    ● Alle (incasso)kosten voortkomend uit het niet tijdig betalen van facturen komen geheel voorrekening van de deelnemer.
    ● Ook voor een tweede kraam betaalt de deelnemer het volledige tarief, tenzij anders is
    afgesproken en bevestigd via e-mail door de organisatie van de Polo & Country fair.
  1. Voor aanvang van de Polo & Country Fair:
    ● Voor aanvang van De Polo & Country Fair ontvang je van de organisatie op- en afbouwinstructies.
    Hieraan dient u zich te houden.
    ● Deelnemers van de markt kunnen laden en lossen tijdens de gecommuniceerde op- en afbouwtijden. Je hebt maximaal een half uur de tijd voor het lossen.
    ● Het is niet toegestaan je auto, aanhanger of ander voertuig achter je marktplaats te parkeren. Je dient op de door organisatie aangegeven parkeerplaats te parkeren.
    ● Indien uw kraam zonder tegenbericht een uur voor aanvang van de markt nog leeg is, komt u deelname aan de Polo & Country Fair te vervallen. Het betaalde factuurbedrag wordt niet teruggestort.
    ● Het is niet toegestaan om de marktplaats te delen, ruilen, door te verkopen, te verhuren of te verpachten aan andere partijen zonder toestemming van de organisatie.
    ● Wil je stapvoets rijden en op het vooraf gecommuniceerde pad/weg blijven?
    ● Kosten veroorzaakt door schade aan de locatie (terrein/gebouwen e.d.) voortvloeiend uit het berijden/deelname van de locatie, worden direct aan huurder doorberekend. Hiervoor geldt een direct opeisbaar bedrag van € 75,- per incident.
    ● Een half uur voor aanvang van de markt sluit het terrein voor gemotoriseerd verkeer. Tijdens de Polo & Country Fair is het terrein niet meer bereikbaar per auto.
  2. Tijdens het inrichten van uw marktplaats/kraam
  • Begin met inrichten van je kraam nadat je auto op vooraf gecommuniceerde plek hebt geparkeerd.
    ● Houd de doorgaande route zoveel mogelijk vrij van auto’s en obstakels.
    ● De organisatie heeft het nadrukkelijke verzoek om tijdens opbouw/inrichten/deelname een vrije doorgang te realiseren van minimaal 350 cm ten behoeve van de hulpdiensten Wij vragen dit te respecteren.
    ● Er mag geen schade worden toegebracht aan de kramen en voorzieningen op het terrein. Gebruik van spijkers, haringen, nieten en dergelijke is niet toegestaan tenzij toestemming is gegeven door organisatie.
    ● Deelnemer is zelf verantwoordelijk voor eventuele slecht weersomstandigheden en de inrichting van uw kraam.
    ● De deelnemer is zonder schriftelijke toestemming van de organisatie niet gerechtigd verder uit te breiden buiten de door zijn gehuurde kraam/oppervlakte gelijk staande aan de afmetingen van het kraam dak oppervlak.
    ● De kraam dient er te allen tijde verzorgd en opgeruimd uit te zien. Voorraad,verpakkingsmaterialen e.d. dienen door de deelnemer uit het zicht van het publiek te worden opgeborgen.
  • De voorkant van je kraam moet tot aan de grond dicht zijn met bijvoorbeeld een kleed of banner.
    Alles wat onder je kraam staat, valt niet op en zo creëer je een net vooraanzicht voor het publiek.
    ● De kraam dient altijd bemand te zijn.
    ● De organisatie is niet aansprakelijk voor uw aanbod en eigendommen voor/tijdens/na de Polo & Country Fair.
    ● De kraam mag niet verplaatst worden zonder toestemming van de organisatie.
  1. Elektriciteit
    Er is geen stroom of water aanwezig op het terrein.
  • Het gebruik van eigen aggregaten is niet toegestaan.
    ● Muziek vanuit je eigen kraam of voertuig e.d. is niet toegestaan, tenzij vooraf anders afgesproken met de organisatie.
  1. Tijdens en na de Polo & Country Fair.
  • Aanwijzingen van de brandweer, politie of toezichthouders worden stipt en onmiddellijk
    opgevolgd.
    ● Weigering en/of wangedrag betekent uitsluiting van de Fair zonder restitutie van al betaalde marktgelden.
    ● Afbouwen van de kraam/producten dient na de sluitingstijd van de Polo & Country Fair te gebeuren.
    ● Het is niet toegestaan om zonder toestemming voor afloop van de Polo & Country Fair de kraam te ontruimen/af te bouwen.
  1. Cateraar
    ● Huis de Salentein verzorgt betaalde catering. Het is niet toegestaan om eigen catering te hebben op de stand voor publiek.
    ● Afspraken over catering op de eigen lokatie of afkoop voor eigen gasten kunnen vooraf gemaakt worden met Salentein.
  • Op zaterdagavond is er tevens een BBQ voor spelers, standhouders en sponsors. Kosten zijn 29,50 per persoon. Aanmelden kan tot 27 augustus per E-mail: info@landgoeddesalentein.nl
  1. Na afloop van de Polo & Country Fair.
  • Je kunt het terrein pas weer per auto bereiken na sluitingstijd van de Polo & Country fair.
    ● Aanwijzingen ten aanzien van rijrichting en parkeren, gegeven door leden van de organisatie,dienen direct opgevolgd te worden.
    ● De kraam en zijn directe omgeving dient netjes en schoon te worden opgeleverd.
    ● Je dient zelf vuilnis, ook lege flessen en karton, af te voeren. Indien dit niet gebeurt, kunnen wij je een boete opleggen van maximaal € 50,-.
    ● Het is dus ook niet toegestaan afval te deponeren in de organisatie afvalbakken, deze zijn uitsluitend bestemd voor het afval van de bezoekers.
    ● Uiterlijk een uur na het eindigen van de markt dient je kraam leeg te zijn.

 

 

 

 

  1. Overigen
  • Deelnemers moeten:
  1. a) handelingsbekwame natuurlijke personen zijn van 18 jaar of ouder;
  2. b) beschikken over een vaste woon- en verblijfplaats;
  3. c) zich kunnen legitimeren door geldig Nederlands paspoort of een geldige gemeentelijke

identiteitskaart, of een geldig vreemdelingendocument, afgegeven door de Immigratie- en

Naturalisatiedienst, waaruit een geldige verblijfstitel voor Nederland blijkt en de vergunning

dat met zelfstandig mag werken, dit geldt ook voor EU ingezetenen.

  • De organisatie behoudt zich het recht om de plaatsing en toewijzing van de kramen op elk nuttig

moment te wijzigen.

  • De organisatie is op geen enkele wijze aansprakelijk voor diefstal, verlies of schade aan personen

en/of goederen. Je neemt deel aan de Polo & Country Fair op eigen risico.

  • De organisatie is niet aansprakelijk voor enigerlei schade of letsel van deelnemers en bezoekers,

tenzij er sprake is van aantoonbare opzet of grove schuld aan de kant van de organisatie.

  • De organisatie is niet aansprakelijk voor schade geleden door deelnemers als gevolg van

vertragingen, mechanische of elektronische storing, weersomstandigheden, natuurinvloeden,

stakingen, ziekte of welke overmacht situatie ook.

  • De organisatie is verantwoordelijk voor de markt relevante vergunningen en exploitatie.
  • De organisatie draagt zorg voor voldoende toiletvoorzieningen.
  • De organisatie behoudt het recht om deelname te weigeren zonder opgaaf van redenen.
  • Daar waar niet in de voorwaarden is voorzien beslist de organisatie schriftelijk.
  • Alle informatie is met zorg samengesteld, maar voor de (on)juistheid ervan kan door de

organisatie geen aansprakelijkheid worden aanvaard.

Aldus opgesteld door de organisatie,  Kim van Essen Polofair2019@gmail.com

Heb je vragen over de algemene voorwaarden? Mail ons dan.